Utilità del Foglio di Calcolo

L’utilizzo di programmi specializzati nella gestione dei fogli di calcolo costituisce uno strumento potente e importante per monitorare, gestire e analizzare medie e grandi quantità di dati, vi aiuterà inoltre a garantire coerenza e uniformità dei dati stessi e a permettere l’automazione di alcune operazioni di routine che possono servire nella vita di tutti i giorni sia in campo professionale sia in quello educativo.
I tre principali software che permettono di creare e gestire i fogli di calcolo sono Excel, della Suite Office di Microsoft e Calc di LibreOffice e della suite OpenOffice di Apache.org. Gli ultimi due, a parte il nome, condividono parecchie caratteristiche sia di filosofia di marketing che di funzionamento. Il primo, Excel, è forse il più vecchio dei prodotti di questo genere con una storia alle spalle che ha permesso che molte soluzioni e molti meccanismi siano inclusi nel sistema senza bisogno di dover reperire o creare elementi aggiuntivi.
Possiamo decisamente dire che Excel sia stato il primo software a gestire con semplicità la creazione di grafici e tabelle pivot in maniera veloce e intuitiva con meccanismi che fin da subito hanno dato agli utenti un’ampia quantità di opzioni fra cui scegliere le visualizzazioni migliori, fornendo loro un sistema per sfornare grafici e diagrammi al momento e collegandoli in maniera dinamica ai dati di partenza.
Non solo, Excel ha, fin dalle prime versioni, permesso di interfacciare i dati con altri software e da questo è nata la funzione della Stampa Unione in cui i dati presenti nella tabella possono essere usati per stampare etichette o lettere commerciali che vengono di volta in volta riempite automaticamente con il valore appropriato, usando il foglio di calcolo come una versione piuttosto basilare di una base di dati. In questo utilizzo Excel, facendo parte di una suite di strumenti particolarmente integrati e potenti come Office di Microsoft ha una marcia in più.
Un’altra caratteristica importante sono le funzioni, matematiche logiche o informatiche, che sono presenti nel pacchetto e che forniscono un’ampia serie di soluzioni per aggregare, trasformare e gestire dati numerici e non in molteplici formati. In questo aspetto Excel ha ancora la supremazia, anche se i suoi concorrenti stanno facendo letteralmente passi da gigante. Per non parlare del linguaggio VBA con il quale è possibile fare dei veri e propri programmi, vedi al riguardo la fatturazione.
Microsoft Office, a differenza di Open Office e Libre Office, non è open source, e questo significa che adottarlo ha costi rilevanti in termine di licenze e permessi che devono essere acquistati, aggiornati e gestiti. Molte realtà, anche aziendali, stanno, in un’ottica di taglio dei costi, passando da un sistema all’altro, valutando che una minore integrazione sia comunque meno significativa rispetto al guadagno economico.
Ma non è solo questo il pregio delle soluzioni open, queste, inizialmente per necessità e poi per scelta commerciale vera e propria, mettono in campo tutta una serie di convertitori e di traduttori in grado di usare i file di altre applicazioni. In altre parole, Calc, in una qualsiasi delle sue versioni, può usare e modificare i file di Excel mentre il contrario non è possibile. E lo stesso vale per la videoscrittura e le immagini.
L’adozione delle soluzioni open source non implica necessariamente l’adozione di formati proprietari e permette la condivisione di dati e formati anche con coloro che continuano ad utilizzare delle soluzioni concorrenti. Molte delle caratteristiche necessarie per un foglio di calcolo sono comuni, quindi c’è una certa condivisione per quello che riguarda le funzioni e questo significa la quasi totale compatibilità anche da questo punto di vista, con un miglioramento della produttività negli ambienti lavorativi e un migliore utilizzo anche da parte degli utenti finali, ai quali non viene richiesta una conoscenza di codici e funzioni informatiche per far funzionare il tutto.
Per finire, i tre strumenti a disposizione sono praticamente equivalenti da punto di vista dell’utilizzo. Le differenze sono altre e principalmente si trovano nella necessità di un controllo dei costi e nell’educazione informatica degli utenti e su quanto sia possibile modificare la seconda, attraverso percorsi di formazione e apprendimenti, senza togliere significato alla prima.
Evidentemente chiunque ha iniziato la propria vita di utente con un software farà fatica a adottarne uno nuovo ma il livello di semplicità a cui le ultime versioni di questi software sono giunti, rende l’intero processo semplice e trasparente.