Quando Usare Excel o Word per un Documento

Normalmente si dice che “Excel” sia lo strumento più potente nella suite di Office di Microsoft, oppure potremmo anche parlare di “Calc” in OpenOffice, il discorso è lo stesso. Ci dovremmo però chiedere per quale motivo nella suite esista sia un foglio elettronico, sia un gestore di documenti di testo, se l’uno può rimpiazzare l’altro.
In linea generale si utilizza il foglio elettronico per creare tutti quei documenti nei quali è utile poter fare dei calcoli automaticamente, mentre è migliore il gestore di testo se si vuole scrivere delle informazioni statiche.
Prendiamo ad esempio la partita iva di un’azienda, questa informazione è composta da 11 numeri, all’interno di un database è preferibile inserirla come valore numerico oppure di testo? Siccome con questo valore non ha senso fare dei calcoli lo possiamo gestire come semplice testo. Ecco perché a volte ho visto persone che utilizzavano Excel soltanto perché più potente e poi si limitavano a scrivere come su di un foglio di carta tutto testo statico.
Se ad esempio dovessimo creare un modello per le nostre fatture cosa converrebbe utilizzare? Sarebbe possibile creare un modello di Word con dei campi modulo, ma comunque avremo sempre un foglio statico e dovremmo ricorrere alla calcolatrice per l’inserimento dei valori. In questo caso è quindi buona norma utilizzare Excel perché potremmo calcolare tutto automaticamente con delle formule e la fattura verrebbe compilata man mano che inseriremo le righe. Il problema semmai avverrà nel caso in cui abbiamo inserito un numero di righe inferiore a quelle che ci occorrono, allora bisognerà aggiungerne man mano correggendo anche le formule di sommatoria.
Scrivere delle informazioni statiche in Excel è poco utile, si lavora molto meglio con Word, ma tutto può essere utilizzato al meglio ricorrendo al VBA ( Visual Basic for Application ) e le macro contenute negli strumenti di Office. Ecco allora che si potrebbe creare un ottimo servizio di fatturazione perfino con Word, ma poi si passa nel mondo della programmazione e non dell’utilizzo.
Concludendo questo breve articolo posso dire che il mio consiglio è questo: utilizzate Excel solo quando avete bisogno di effettuare dei calcoli, altrimenti è decisamente meglio Word.