Il reparto amministrativo si occupa della tenuta delle scritture analitiche, libri delle retribuzioni, buste paga e prospetti diversi. Molte aziende si rivolgono a specialisti esterni per l’elaborazione delle retribuzioni nelle PMI per i continui aggiornamenti delle leggi del settore.
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Alla contabilità generale spetta invece la registrazione delle retribuzioni nel sistema contabile generale dell’impresa.
Dal 1° gennaio 2009 occorre tenere un libro unico del lavoro che deve essere compilato entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento. Il libro può essere stampato su carta vidimata dall’INAIL o altro soggetto autorizzato, con stampante laser dopo autorizzazione dell’INAIL o mediante dei software che consentono l’elaborazione immediata dei dati, in quest’ultimo caso non è necessaria né la vidimazione, né l’autorizzazione, essendo sufficiente la comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro.
I diversi aspetti temporali della retribuzione si possono suddividere in:
- Normale: retribuzione ricorrente da lavoro mensile o di diverso periodo
- Supplementare: vengono versate in determinati periodi dell’anno ( tredicesima a Natale o quattordicesima a Luglio )
- Speciali: indennità speciali o una tantum ( TFR )
Nella contabilità gli aspetti temporali vanno registrati distintamente conoscendo la composizione della busta paga. I principali componenti della busta paga sono:
- Retribuzione minima o di base
- Elementi retributivi stabiliti da determinate condizioni ( aumento della busta paga in base all’anzianità di servizio )
- Elementi retributivi autonomi ( aumento della busta paga per meriti )
- Retribuzione complessiva lorda, costituita dalla somma degli elementi precedenti
- Trattenute salariali sulla base imponibile ( INPS per la pensione, IRPEF imposte sul lavoratore, vari contributi associativi sindacali )
- Integrazioni salariali ( INPS con assegni familiari, INAIL di tipo assicurativo )
L’elaborazione del calcolo retributivo e la registrazione contabile in partita doppia avvengono con cadenza mensile.
- Registrazione della retribuzione lorda: dal conto “Salari e stipendi” in dare al conto “Personale c/ retribuzioni” in avere.
- Registrazione degli assegni familiari: dal conto “Debiti v/ istituti previdenziali INPS” in dare a “Personale c/ retribuzioni” in avere.
- Registrazione IRPEF: dal conto “Personale c/ retribuzioni” in dare al conto “Erario c/ ritenute” in avere.
- Registrazione INPS a carico dell’impresa: dal conto “Oneri sociali” in dare al conto “Debiti v/ istituti previdenziali INPS” in avere.
- Registrazione INPS a carico del dipendente: dal conto “Personale c/ retribuzioni” in dare al conto “Debiti v/ istituti previdenziali INPS” in avere.
- Registrazione contributo sindacale ( incassato attraverso l’INPS ): dal conto “Personale c/ retribuzioni” in dare al conto “Debiti v/ istituti previdenziali INPS” in avere.
Oltre a queste registrazioni di base dobbiamo rilevare l’eventuale fiscalizzazione degli oneri sociali, il trattamento di integrazione INPS e gli arrotondamenti. Entro le scadenze mensili fissate dalla normativa, l’impresa versa i contributi all’INPS e all’INAIL. L’acconto ed il saldo a conguaglio dei contributi vanno registrati alle scadenze annuali stabilite.
