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Quando apri il programma, la prima cosa che vedi è la schermata del magazzino: una grande lista con tutti i prodotti. È la “base operativa” da cui parte praticamente ogni attività, quindi vale la pena capire bene cosa mostra e come leggerla.
Ogni riga rappresenta un articolo, e per ciascuno vengono visualizzate alcune informazioni fondamentali. La matricola, ad esempio, è semplicemente il codice interno del prodotto: serve per trovarlo al volo quando fai un movimento. Subito dopo c’è la descrizione, cioè il nome vero e proprio dell’articolo, e la categoria, che ti aiuta a raggruppare prodotti simili.
Poi trovi i valori che raccontano la storia del prodotto nel tempo:
- i carichi, cioè tutto ciò che è entrato in magazzino;
- gli scarichi, cioè ciò che è uscito;
- i resi, che sono le quantità restituite dai clienti.
La giacenza è invece la quantità disponibile in questo momento.
Se hai attivato il campo riordino, il programma ti mostra anche quando un prodotto sta scendendo sotto la soglia minima che hai impostato. È sempre meglio mettere una quantità leggermente più alta del necessario, così il software ti avvisa prima che tu finisca davvero la merce.
Infine, se hai già ordinato qualcosa ma non è ancora arrivato, lo vedi nel campo ordinato.
Ordinare la lista
Puoi ordinare la lista come preferisci: basta cliccare sull’intestazione di una colonna per avere l’ordine crescente, e cliccare di nuovo per invertire.
Il programma si ricorda l’ultimo ordinamento, quindi puoi anche combinare due criteri, ad esempio categoria + nome.
Le icone accanto ai prodotti
A sinistra di ogni riga c’è una piccola icona che ti dà subito un’idea dello stato dell’articolo.
Se è un prodotto normale, l’icona è semplice.
Se invece il prodotto è da riordinare, compare una piccola pila.
E se c’è anche merce ordinata ma non ancora arrivata, compare un orologio.
Cliccando sull’icona si apre una finestra a scomparsa che ti mostra un po’ di informazioni extra: la foto, il codice a barre, dove si trova fisicamente il prodotto (reparto e scaffale), la situazione degli ordini, l’IVA, il ricarico, lo sconto, i prezzi medi e l’ultimo prezzo di vendita.
La finestra resta aperta qualche secondo, ma se ci passi sopra con il mouse rimane visibile finché vuoi.
Selezionare i prodotti
La selezione funziona come in tutte le liste di Windows:
- con Ctrl scegli singole righe sparse,
- con Maiusc selezioni un intervallo.
Quando selezioni un prodotto, in basso compare la lista degli ultimi movimenti che lo riguardano, ordinati dalla data più recente. Ancora più in basso trovi il numero totale degli articoli presenti in magazzino.
La barra degli strumenti
In alto c’è la barra con tutti i comandi principali.
Il pulsante Nuovo serve per inserire un nuovo prodotto.
Apri ti permette di modificare quello selezionato (puoi anche fare doppio click sulla riga).
Elimina cancella uno o più articoli, ma solo se non sono stati usati in movimenti, fatture o ordini.
Il pulsante Aggiorna è utile quando lavori in rete con più postazioni: ricarica la lista con gli ultimi dati disponibili.
Con Filtro puoi lavorare solo su un gruppo specifico di prodotti.
Importa ti permette di caricare articoli da un file Excel (.csv), mentre dal menu a tendina accanto trovi Esporta, per salvare la lista in Excel o in formato XML.
Il comando Variazioni serve per modifiche di massa, ad esempio aumentare il ricarico di una categoria intera.
Dal menu accanto puoi anche rinominare categorie, reparti e scaffali.
C’è poi la sezione dedicata alle Offerte e Promozioni, dove puoi impostare sconti temporanei o promozioni tipo 2×1 o 3×2.
Ricerca e stampa
Hai due strumenti di ricerca:
- Trova Articolo, per cercare un prodotto nella lista;
- Trova Barcode, che funziona con i lettori di codici a barre collegati alla porta seriale.
Per quanto riguarda la stampa, puoi vedere l’anteprima o stampare direttamente la lista dei prodotti.
Dal menu a tendina puoi anche stampare:
- il valore della merce, con tutti i totali (carichi, scarichi, resi, sconti, IVA, valore magazzino);
- la lista dei prezzi, con prezzi medi e fornitori;
- le etichette, complete di codice a barre.
Storico Articoli
Se ti serve vedere tutti i movimenti di uno o più articoli in un certo periodo, c’è il comando Storico Articoli.
Imposti le date, scegli il tipo di movimento e ottieni un report dettagliato con quantità, prezzi, valori e totali.
Alla fine trovi anche la giacenza iniziale e finale, il ricavo e il guadagno nel periodo selezionato.
Altri comandi
Gli ultimi pulsanti servono per mostrare o nascondere la barra di stato e la barra dei movimenti, che puoi spostare dove preferisci.
Infine, cliccando con il tasto destro sulla lista compare un menu rapido con i comandi più usati: nuovo, apri, elimina, filtra, cerca.
