Gli Smart Tag di Office

Introduzione

Quando un utente compie un’azione, il sistema visualizza un menu a tendina con gli smart tag. Se l’azione è riconosciuta, propone subito uno di questi tag intelligenti. Ogni tag suggerisce operazioni che l’utente può eseguire, come il copia e incolla o l’identificazione del tipo di dato in una cella di Excel. Dal punto di vista della programmazione, uno smart tag è un componente COM (Component Object Model) composto da due interfacce. La prima è il Recognizer, che identifica lo smart tag nel testo. La seconda è la Action, che gestisce la visualizzazione del menu e le azioni successive al clic dell’utente.

Funzionamento

Quando si avvia un’applicazione Office, il Recognizer carica per prime le informazioni Name, Desc e ProgId. Dopo aver riconosciuto il componente nel registro di sistema, Office richiama tre metodi: il primo restituisce il numero di smart tag implementati nella libreria. Il secondo fornisce il namespace associato a ciascun smart tag, utile per la ricerca dei termini. Il terzo indica gli eventuali URL da cui scaricare il codice. Quando Office deve individuare gli smart tag presenti nel testo e applicare uno schema adeguato, esegue il metodo Recognize. Quest’ultimo, tramite CommitSmartTag dell’interfaccia RecognizerSite, inserisce lo smart tag appropriato nel documento.

Visualizzazione

Non appena il sistema rileva la necessità di visualizzare uno smart tag, attiva la seconda interfaccia: la Action. Questa gestisce le operazioni successive al clic dell’utente. Come avviene per il Recognizer, anche la Action preleva i dati Name, Desc e ProgId per ottenere informazioni dal registro di sistema. Successivamente, richiama i metodi SmartTagCount, proprio come accade nella fase precedente. Dopo questa fase arrivano le informazioni su quello che c’è da  visualizzare con SmartTagCaption, VerbCount, VerbID, VerbCaptionFromID, VerbNameFromID. Il primo fornisce l’intestazione del menu, il secondo sono il numero di comandi da esporre, il terzo ovviamente l’identificativo del singolo comando, il quarto la voce del comando nel menu.

Operatività

Quando l’utente clicca su una delle voci del menu, il sistema richiama il metodo DoVerb, che esegue le operazioni programmate. Ad esempio, se scriviamo “software” nel testo di una cella di Excel, possiamo far apparire uno smart tag che, una volta selezionato, apre automaticamente una pagina web tramite Explorer, per esempio quella del nostro sito. Gli smart tag possono essere molto potenti, perché sono il chiaro segno di aggiungere nuovi e sempre più complessi metodi di aiuto nell’interazione tra software ed utente.

Evoluzione e sostituzione degli Smart Tag

Con l’uscita di Office 2010, Microsoft ha rimosso il supporto agli Smart Tag, principalmente per motivi di sicurezza, privacy e scarsa adozione da parte degli sviluppatori. Tuttavia, il concetto di “azioni contestuali” non è scomparso: si è evoluto in forme più moderne e flessibili.

Componenti che hanno preso il posto degli Smart Tag

• Add-in di Office (VSTO e JavaScript API)
  Gli sviluppatori possono oggi creare componenti aggiuntivi che interagiscono con il contenuto dei documenti, offrendo funzionalità contestuali e personalizzate, ma con un modello più sicuro e modulare.
• Riconoscimento intelligente in Word ed Excel
  Office integra funzioni come il riconoscimento automatico di date, indirizzi e valute, ma gestite direttamente dal motore dell’applicazione, senza esposizione diretta a componenti COM.
• Power Automate e AI integrata
  Per scenari più avanzati, Microsoft propone flussi automatizzati che reagiscono a eventi nei documenti o nelle email, offrendo azioni contestuali basate su regole o intelligenza artificiale.
• Schede intelligenti in Outlook e Teams
  Quando un messaggio contiene un riferimento a una persona, a un evento o a un file, il sistema propone azioni rapide come “Aggiungi al calendario” o “Apri in OneDrive”. Queste funzionalità, pur evolute nell’interfaccia, riprendono lo stesso principio degli Smart Tag: offrire all’utente opzioni contestuali basate sul contenuto.

Considerazioni finali

Gli Smart Tag hanno rappresentato un primo tentativo di rendere il software “consapevole” del contenuto e capace di suggerire azioni. Oggi, questa filosofia vive in strumenti più evoluti, distribuiti tra Office, Microsoft 365 e il cloud.