Stampa Unione in Word

A volte si utilizza un programma e non si conoscono a fondo tutte le features che offre, oggi parliamo della stampa unione in Microsoft Word, lo strumento facente parte di Office per la scrittura di documenti di testo. Per prima cosa spieghiamo cosa sia la stampa unione: immaginatevi di avere un database ( archivio dati ) con i dati anagrafici di tutti i vostri clienti e vogliate mandare gli auguri di buone feste ad ognuno. Scrivere 800-1.000 lettere con altrettante buste con stessa sostanza, ma recapiti diversi. L’utilizzo della stampa unione è proprio questo, inserire parti variabili provenienti da archivi dati con parti costanti. Anche il nostro software gestionale Vikings 2010 ha preso spunto proprio da questa tecnica e consente di creare dei modelli di stampa con parti costanti e parti variabili, tutto graficamente e semplicissimo da imparare. Scriviamo una lettera di auguri e poi attuiamo la stampa unione con i dati provenienti da un altro documento Word: dal menu Strumenti selezionare Lettere e Indirizzi, quindi Creazione guidata stampa unione, nella parte destra di Word apparirà una finestra nella quale occorre inserire il tipo di documento, poi basta fare click su successivo e proporre il documento attivo per la stampa, ancora successivo e scegliamo l’elenco da importare da qualche database o da Outlook oppure crearne uno nuovo in un nuovo documento Word. Quando abbiamo terminato di inserire i dati nell’elenco, che può essere utilizzato anche per altri documenti, possiamo inserire i campi dalla barra della stampa unione che viene visualizzata.

Come potete vedere inserisco i campi nella parte variabile e poi per visualizzarli tutti occorre premere il pulsante Visualizza dati uniti. Una volta terminato l’elenco dei vostri dati e completata la lettera di auguri potete stampare con il comando Unisci alla stampante e per ogni cliente all’interno dell’elenco verrà creata una lettera. Lo stesso ragionamento si può fare per le buste, cambiando ovviamente il tipo di documento ( dimensioni diverse ) ed inserire il campo degli indirizzi del cliente.
La stampa unione risolve moltissimi problemi legati al numero di stampe da creare, biglietti di auguri, partecipazioni, etichette per il vino e tante altre occorrenze, basta solo conoscere la stampa unione in Microsoft Word. Se volete avere maggiori informazioni potete iscrivervi gratuitamente al nostro forum nella sezione dedicata a Microsoft Office e chiedere informazioni.

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Di Giampaolo Rossi

Sviluppatore software da oltre 16 anni.